23.03.2015

Однажды ко мне обратился один из моих коллег с просьбой посоветовать, как сделать оглавление в его переведенном файле. Задав пару вопросов, я понял, что он работает с распознанным файлом. Проблема в том, что в распознанном pdf-файле оглавление сохраняется в виде текстовой информации, с теми номерами страниц, которые указаны в оригинале. Не нужно говорить, что в переводном документе пункты оглавления будут совсем на других страницах, и чтобы задать номера страниц, приходится искать заголовок в тексте, прокручивая текст вниз и вверх по многу раз, запоминать номер страниц, копировать и вставлять нужный текст. Мой коллега, не зная простых способов построения оглавления в документе, сделал его вручную. Я же пообещал ему сделать инструкцию.

Оглавление в вашем документе сравни карте для ваших читателей. Оно не только структурирует информацию, но и помогает быстрее переходить к нужному фрагменту в тексте. Поэтому, если ваше оглавление построено правильно, хорошо выглядит и помогает при чтении документа, то это только придает вашему переводу дополнительную ценность.

Сразу скажу, что для того, чтобы создавать хорошие оглавления нужно совсем немного быть знакомыми со стилями в Word.

Прежде всего, необходимо понять, сколько уровней будет содержать ваше оглавление.

Допустим, у нас есть исходный документ, который имеет следующую структуру:

В данном оглавлении два уровня заголовков. Первый уровень – это заголовки, выделенные жирным шрифтом, а второй уровень – заголовки, выделенные обычным шрифтом. Другими словами, первый уровень – это все основные заголовки, а второй уровень – подзаголовки. Чем больше подзагловков (например, 3.3.1; 3.3.3.1 и т.д.), тем больше уровней в оглавлении. Существует несколько способов составить оглавление. Я использую для этого стили, и соответственно, буду рассказывать про их. Чтобы нужный нам пункт попал в оглавление его необходимо отформатировать в соответствии с определенным стилем.

Я готовлю свои документы перед тем, как начать перевод, а не форматирую уже готовый файл, поэтому оглавление, которое предлагает мне FineReader, я убираю, потому что оно никуда не годится. В подготовленном файле страницы будут автоматически проставляться в уже переведенном файле.

Так вот, начнем. Прежде всего, включим отображение стилей.

В результате получим вот что:

Находим в тексте нужный нам текст заголовка. Выделяем и выбираем в окошке справа пункт Заголовок 1.

В результате наш текст преображается. Не факт, что это именно то, что нужно. Пусть это вас не пугает. Мы всего лишь использовали стандартный стиль Заголовок 1 в Ворде. Далее, нужно привести его в нужный нам вид.

Сохраняем стиль и настраиваем его следующим образом:

Кликаем на кнопке «Создать стиль».

Кликаем на кнопке «Изменить»

Далее производим настройку нашего стиля: даем ему запоминающееся название (я обычно использую сокращенное название клиента и даю наименованию стилю, например, LVL_Heading1). У меня в документе получается много стилей, поэтому название имеет значение. Если настроек в окне не хватает, нажимаем на кнопку «Формат» (в левом нижнем углу окна).

Кнопкой «Формат» я пользуюсь еще и для того, чтобы назначить для стиля горячие клавиши.

В поле «Сохранить изменения в» выберите ваш текущий документ, потому что иначе они сохраняются в базовом шаблоне Обычный (Normal). Сохранять в отдельном шаблоне я предпочитаю, потому что для разных переводов может быть различное форматирование и со временем в Обычном шаблоне у вас может создаться каша из стилей. Кроме того, когда шаблон Normal изменяется, то иногда могут возникать проблемы с сохранением файлов.

В поле «Новое сочетание клавиш вводите свое сочетание.

Как видно, я стиль заголовка первого уровня записываю всегда на клавиши alt+h+1. Удерживая клавишу alt, надо будет последовательно нажимать клавиши H и 1.

После этого, идем дальше по тексту и, встречая нужный нам элемент, форматируем его, нажатием всего трех клавиш.

Аналогичным образом создаем стиль заголовка второго уровня. И форматируем в соответствии с ним остальные подзаголовки.

После того как необходимым заголовкам будут присвоены соответствующие стили, выбираем в меню «Ссылки» пункт «Оглавление».

Затем, выбираем настраиваемое оглавление

Далее выбираем параметры.

Затем проверяем весь список стилей, прокручивая его вниз, и убирая значения уровней стилей по умолчанию. Как видно на рисунке, у меня сейчас напротив стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3 (стили по умолчанию) стоят значения уровней 1, 2 и 3, соответственно. Удаляем эти значения и задаем значения только для тех стилей, которые вы создали для вашего оглавления. В моем случае это LVL_Heading1. Соответственно, для второго уровня будет LVL_Heading2 и т.д.

После этого у вас должно получиться вполне себе внятное оглавление. При этом при любых изменениях в тексте достаточно будет его обновить, нажав на нем правой кнопкой и выбрав пункт «Обновить поле».

Если не устраивает шрифт оглавления, то в окне настройки оглавления надо выбрать не параметры, а кнопку «Изменить».

В открывающемся далее окне видим список стилей оглавления. Выбираем нужный (как правило, первый), жмем кнопку «Изменить» и задаем нужный нам шрифт.

Кроме того, есть возможность изменить другие параметры формата (сохранить стиль оглавления под другим именем, изменить шрифт, значения отступов, межстрочного интервала, значения табуляции, языка, а также назначить горячие клавиши.

Сталкивались ли вы когда-либо с проблемой создания или изменения оглавления в тексте? Помогла ли вам данная статья? Буду признателен за любые комментарии ниже.

Like what you've read?

Subscribe to receive my tips on how to work with translators software for better performance.

Email

About the author

Andrey is an English-Russian technical translator deeply fond of finding new information, solving translation problems and sharing his knowledge of the software he uses.