+7 (3952) 983037

Как создать оглавление в переведённом файле

23.03.2015

Однажды ко мне обратился один из моих коллег с просьбой посоветовать, как сделать оглавление в его переведенном файле. Задав пару вопросов, я понял, что он работает с распознанным файлом. Проблема в том, что в распознанном pdf-файле оглавление сохраняется в виде текстовой информации, с теми номерами страниц, которые указаны в оригинале. Не нужно говорить, что в переводном документе пункты оглавления будут совсем на других страницах, и чтобы задать номера страниц, приходится искать заголовок в тексте, прокручивая текст вниз и вверх по многу раз, запоминать номер страниц, копировать и вставлять нужный текст. Мой коллега, не зная простых способов построения оглавления в документе, сделал его вручную. Я же пообещал ему сделать инструкцию.

Оглавление в вашем документе сравни карте для ваших читателей. Оно не только структурирует информацию, но и помогает быстрее переходить к нужному фрагменту в тексте. Поэтому, если ваше оглавление построено правильно, хорошо выглядит и помогает при чтении документа, то это только придает вашему переводу дополнительную ценность.

Contents Theme_RU

Сразу скажу, что для того, чтобы создавать хорошие оглавления нужно совсем немного быть знакомыми со стилями в Word.

Прежде всего, необходимо понять, сколько уровней будет содержать ваше оглавление.

Допустим, у нас есть исходный документ, который имеет следующую структуру:

image

В данном оглавлении два уровня заголовков. Первый уровень – это заголовки, выделенные жирным шрифтом, а второй уровень – заголовки, выделенные обычным шрифтом. Другими словами, первый уровень – это все основные заголовки, а второй уровень – подзаголовки. Чем больше подзагловков (например, 3.3.1; 3.3.3.1 и т.д.), тем больше уровней в оглавлении. Существует несколько способов составить оглавление. Я использую для этого стили, и соответственно, буду рассказывать про их. Чтобы нужный нам пункт попал в оглавление его необходимо отформатировать в соответствии с определенным стилем.

Я готовлю свои документы перед тем, как начать перевод, а не форматирую уже готовый файл, поэтому оглавление, которое предлагает мне FineReader, я убираю, потому что оно никуда не годится. В подготовленном файле страницы будут автоматически проставляться в уже переведенном файле.

Так вот, начнем. Прежде всего, включим отображение стилей.

image

В результате получим вот что:

image

Находим в тексте нужный нам текст заголовка. Выделяем и выбираем в окошке справа пункт Заголовок 1.

imageВ результате наш текст преображается. Не факт, что это именно то, что нужно. Пусть это вас не пугает. Мы всего лишь использовали стандартный стиль Заголовок 1 в Ворде. Далее, нужно привести его в нужный нам вид.

Сохраняем стиль и настраиваем его следующим образом:

image

Кликаем на кнопке «Создать стиль».

image

Кликаем на кнопке «Изменить»

image

Далее производим настройку нашего стиля: даем ему запоминающееся название (я обычно использую сокращенное название клиента и даю наименованию стилю, например, LVL_Heading1). У меня в документе получается много стилей, поэтому название имеет значение. Если настроек в окне не хватает, нажимаем на кнопку «Формат» (в левом нижнем углу окна).

image

Кнопкой «Формат» я пользуюсь еще и для того, чтобы назначить для стиля горячие клавиши.

image

В поле «Сохранить изменения в» выберите ваш текущий документ, потому что иначе они сохраняются в базовом шаблоне Обычный (Normal). Сохранять в отдельном шаблоне я предпочитаю, потому что для разных переводов может быть различное форматирование и со временем в Обычном шаблоне у вас может создаться каша из стилей. Кроме того, когда шаблон Normal изменяется, то иногда могут возникать проблемы с сохранением файлов.

image

В поле «Новое сочетание клавиш вводите свое сочетание.

image

Как видно, я стиль заголовка первого уровня записываю всегда на клавиши alt+h+1. Удерживая клавишу alt, надо будет последовательно нажимать клавиши H и 1.

После этого, идем дальше по тексту и, встречая нужный нам элемент, форматируем его, нажатием всего трех клавиш.

Аналогичным образом создаем стиль заголовка второго уровня. И форматируем в соответствии с ним остальные подзаголовки.

После того как необходимым заголовкам будут присвоены соответствующие стили, выбираем в меню «Ссылки» пункт «Оглавление».

image

Затем, выбираем настраиваемое оглавление

image Далее выбираем параметры.

image

Затем проверяем весь список стилей, прокручивая его вниз, и убирая значения уровней стилей по умолчанию. Как видно на рисунке, у меня сейчас напротив стилей Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3 (стили по умолчанию) стоят значения уровней 1, 2 и 3, соответственно. Удаляем эти значения и задаем значения только для тех стилей, которые вы создали для вашего оглавления. В моем случае это LVL_Heading1. Соответственно, для второго уровня будет LVL_Heading2 и т.д.

0014_EN

После этого у вас должно получиться вполне себе внятное оглавление. При этом при любых изменениях в тексте достаточно будет его обновить, нажав на нем правой кнопкой и выбрав пункт «Обновить поле».

Если не устраивает шрифт оглавления, то в окне настройки оглавления надо выбрать не параметры, а кнопку «Изменить».

image

В открывающемся далее окне видим список стилей оглавления. Выбираем нужный (как правило, первый), жмем кнопку «Изменить» и задаем нужный нам шрифт.

image

Кроме того, есть возможность изменить другие параметры формата (сохранить стиль оглавления под другим именем, изменить шрифт, значения отступов, межстрочного интервала, значения табуляции, языка, а также назначить горячие клавиши.

image

Сталкивались ли вы когда-либо с проблемой создания или изменения оглавления в тексте? Помогла ли вам данная статья? Буду признателен за любые комментарии ниже.

2 комментария на «Как создать оглавление в переведённом файле»

  1. Irina:

    Andrey, thank you for this article. I’d never think a TOC can be created and formatted like that! The procedure described seems like a long way to go but in practice it has to be easy )